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〝新的需求計劃系統會增加工作量?〞

企業的管理積極與否,端看企業主與高管們的思考模式與心態,當主要部門不太願意引入太多系統增加工作量,該如何找對方法與企業共同邁開新的步伐?再者,導入系統真的會增加工作量嗎?

 

User不願意導入系統擔心會增加工作量,可以分成幾個層次來看。


1. User是真的擔心,很多時候可能是因為過去曾經導入其他系統有不好的經驗,所導致的。
2. 系統導入過程中,如果很多資料需要人工導入或於上線前整理,如果有導過系統的人就會知道,的確是需要花很多的功夫。
3. 擔心是假,不想導入系統是真。可能是擔心如果有系統之後,自己的工作價值就不存在了 。


如果要處理這些迷思,可以從上面幾點,個別擊破。


針對第1點,適時讓User瞭解系統操作的友善性,如何讓他/她能更有效率工作,是一種方式。另外,透過分享其他案例經驗會是一個不錯的方法,因為系統會不好用、不方便用,除了系統操作之外,如果只是把錯的、冗長的流程搬到系統上,往往會造成更多的麻煩。所以,搭配其他企業的新流程與新系統,可以讓User有機會去想像"工作原來也可以輕鬆"的想像,就不會局限在"現在流程很繁瑣、有了系統也一樣"的束縛中。

針對第2點,比較像是上線前陣痛期,我們最常碰到的就是上線前的基礎資料User要重新清理、很多資料都是使用紙本、Excel維護,所以要上線前的資料準備,的確會讓User覺得吃不消。這個時候,除了讓User瞭解這只是階段性的工作量增加,是一次性的工作,一旦系統上軌道,中長期來看,整個部門以及整個團隊的工作一定會輕鬆很多,而且,這中間很重要的溝通是,務必要讓User瞭解準備這些資料的重要性、為什麼需要這些資料、可以產生什麼説明、對於他/她的工作又有什麼好處,這樣才能讓User覺得自己做的事情好像真的很重要,所以,也就辛苦這一次,好像也變得比較可以忍受了。

最後1點,建議可以舉例,基本上跟用戶在導入系統之後,在工作型態上有什麼樣的正向的變化,例如, 負責人員升遷、可以投注更多心力在分析預測結果及協同共識、部門重要性及規模增加、公司營業獲利攀升…等等,人的價值反而在公司裡面是提高的,完全不需要擔心。

 


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