專業服務事業群 蔡青如
[楔子]
一如往常，每個星期一早上的八點一刻，A公司大會議室裡總是人聲鼎沸，討論聲沸沸揚揚 ，銷售與生產部門代表，大家你來我往，生怕一不小心，自己的聲音就被淹沒在聲浪了。
業務處楊處長：「今年的業績目標能不能達成就看未來這三個月了，根據去年的銷售資料，每年在第三季銷售量會達到顛峰，今年的目標 又比去年提高10個百分點，所以各位看到你們手上的Excel圖表，可以看到接下來這半年的銷售預測，是呈現上揚的趨勢，希望生產部門那裏可以體諒前線戰士 的辛苦，一起達成今年目標。」
製造處葉處長：「每一年到了下半年， 業務部給的預測量都過高，手上的產能狀況又不清楚，使得處裡同仁經常加班，但是往往成品供過於求，而我們要求廠商備的料也一再改單，對於廠商來說， 我們的名聲已經愈來愈差，過剩的產品又再以低於成本的價錢拍賣售出，根本賺不到錢，這實在不是我們所樂見的啊!」
資材課吳課長：「倉庫本身揹著提高倉儲周轉率的KPI，但是閒置的資財，一直堆在倉庫裡，卻沒有辦法兌現， 倉庫同仁怨聲載道，我們也很困擾啊!」
產銷中心王主任：「預測量不 準的確很傷腦筋，而倉庫裡堆放著的陳年材料以及半成品，不能妥善的被利用，也是一大問題。廠裡面的常態加班，已經有很多員工反彈，最近又聽到了某某 人要離職的耳語，人才的耗損及培養，是很需要花費很多成本的，我們不能再任這個問題繼續蔓延下去了。該是要找顧問進來解決問題的時候了。」
[一個月後]
一樣的大會議室裡，一樣的成員，不一樣 的是，還有幾位穿著正式的先生小姐與各部處主管面對面地坐著。
產銷 中心王主任：「非常歡迎大家來參加A公司銷售預測系統開發計畫的kick-off meeting。在未來這四個月，eBizrise的應用系統顧問將會依照我們公司的需求來 設計我們所需要的銷售預測系統，各位有任何需求及問題都要跟顧問提出，對於顧問提出的建議及問題也要加以配合，這樣顧問設計的系統才能夠符合我們的 需要。」
eBizrise PM：「未來四個月內，前一個半月將由eBiz的應用 系統顧問為您進行需求釐清以及系統分析，技術團隊將在第二個月就開始進行系統的設計與開發，最後一個月則會由您進行UAT測試，時程上比較緊迫，但是只 要我們彼此之間能夠相互配合及協調，一定可以不負使命，如期完成的。接下來，請我們的顧問跟各位自我介紹。」
eBizrise顧問A：「各位好，我是顧問A，在未來四個月裡，將由我為您進行需求釐清、系統分析、整合測試以及 教育訓練，今天會後，我會將接下來一個半月的訪談計畫以電子郵件寄給各位確認，希望各位都能夠撥冗參與您所確認的每一場會議，提出您對系統的看法， 唯有您的參與，才能夠讓我們設計出更完善更符合您使用的系統，謝謝。」
eBizrise PM：「接下來由我來為各位說明整個專案計畫的範疇以及專案時程。本專案的目的是…
[問題在哪裡?]
以上的場景，感覺是否非常熟悉?每一個專案，都是為了解決存在已久的問題。銷售預 測高估，導致產能過剩，原物料庫存堆積，供過於求，利潤降低；銷售預測低估，導致產能失調，原物料短缺，無法搶得先機，失去市場競爭力。更有甚者， 造成人才的流失，公司縮編或倒閉。
而商業預測的應用系統顧問，正是 在協助客戶如何避免這樣的窘境發生。
業務處楊處長：「我需要更準確的銷售預測工具」
製造處葉處長：「我需要更多的資訊協助我調整產能，我需要更精確的備料預測」
資材 課吳課長：「我需要更精確的庫存報表，讓我及早處理閒置時間過久的材料，提升庫房使用率及周轉率」
產銷中 心王主任：「我需要一目了然的資訊平台，可以看到銷售預測，產能資料，庫存資料，及早做好資源的分配」
以上的問題，不外乎一個關鍵，就是銷售預測的準確性，以及資訊透明的共同平台，而這也正是商業預測系統要解決的最主要問題。
[需求釐清與系統分析]
需求釐清與系統分析無非是專案進行中 最關鍵的一環。透過客戶在需求訪談中的參與，客戶可以將本身的需求更完整的表達，對於未來的系統有更清楚的輪廓，而顧問在這個過程中，透過系統分析 的工具，將系統雛型慢慢地建立起來，並將客戶抽象的需求化成更具象的規格文件以及Prototype，與客戶凝聚共識，進而提供給設計團隊進行系統程式的撰寫 。
需求釐清與系統分析的步驟如下。
1) 排定需求訪談計畫
顧問於進行需求訪談前，會依照專案的成員、時間、系統的功能順序，安排4到6周，一周約兩次的需求訪談計畫。透過需求訪談 計畫的確認，可以讓專案成員及早安排會議時間，讓雙方都能夠在有限的時間內完成應有的進度，更有效地管控專案進度，並且也有利於雙方在會議前進行事 前的準備。一方面由顧問準備相關訪談的資料，一方面由使用者端提出現行流程以及未來的展望，將這些資料在會議前即準備妥當，將讓會議更有效率，專案 的進度也能因此而更能夠掌握。
2) 繪製作業流程圖
在第一次的訪談前，顧問會以已知的To-Be流程以及SOW，繪製作業流程圖的草圖，用以與使用者確認系統流程以及功能項目。作業流 程圖最主要的是要表達什麼角色在系統上做什麼事情，以及事情發生的先後順序，使用者可以透過流程圖對系統操作順序有更具體的輪廓，進而了解各使用者 的權責，並且將顧問沒有考慮到的流程及功能在此階段提出。當雙方對於系統輪廓以及架構都有共識，專案才有辦法繼續進行。這個步驟，對於未來的需求訪 談，是很重要的。
3) 撰寫SRS/設計prototype
顧問在與客戶進行需求釐清及確認的最重要工具，就是SRS以及Prototype。撰寫SRS的主要目的是為了讓使用者清楚了解每個功能的目的 、參與者、功能之間的銜接關係，以及操作方式。在這個階段，顧問會依照功能項目逐一與客戶進行訪談，因此也是最耗費人力與時間的階段。顧問依照需 求訪談計畫所進行的每一次訪談後，都會將該次的訪談內容以SRS的文字描述，並搭配設計prototype，為的就是能夠在下一次的會議中將前一次的洽談內容化 為更具體的功能內容，客戶可以透過SRS的文字描述，搭配實際以Prototype模擬該功能的操作，能夠更容易了解該功能的目的，同時更能夠引導出客戶真正 的需求或是在操作上的特殊要求。當顧問進行商業預測系統的規劃時，通常會與使用者釐清以下問題，以做為系統設計的依據。
- 預測項目為銷售預測、訂單預測、還是出貨預測?需要進行訂單轉採購預測嗎?是否有分批出貨的 情形?
- 進行預測的人員為誰?協同預測的人員又有誰?
- 歷史資料來源為幾年內的歷史訂單銷售資料?
- 預測產品階層為何? 是否有預測的workflow?
- 預測單位為周或月?每周起始 日為星期日或星期一?預測週期為幾周(月)?何時進行預測? 凍結周期幾周?凍結週期內預測可否進行調整
- UI 上的設計，查詢條件為何?數列有哪些?每頁可以看到幾筆資料?以那些欄位進行排序?
當顧問與客戶完成所有 功能的需求確認後，系統即可開始進行設計。
[結語]
商業預 測系統的導入過程中，需求釐清與系統分析無非是最關鍵的一環，所有使用者的需求如果沒有在這個階段確認並建立規格，之後將會遇到不斷的需求確認往返 ，甚至因為需求變更而導致時程延宕，無法順利上線。所以不管是系統商或是客戶端，都能夠以坦誠的態度進行需求釐清與確認，才能設計出最符合使用者需 求的系統。